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无纸化智能会议系统
时间:2020-01-16 14:39 点击次数:

第一张:概述
方案描述

无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是:会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器,选择席位显示或称异步显示时,由与会者自行操作该无纸化会议终端,同时无纸化会议终端如同一台独立使用的标准计算机,每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。

无纸化会议系统的应用解决了传统会议中存在的各类问题:会议过程资料传送复杂,会议文档打印耗时、浪费,设备繁多操作复杂,功能单一,会议效率低下,保密性不强等问题,通过在会议室部署无纸化会议系统,可实现会议前、中、后的一体功能管控与应用,把大量会议文档电子化,把大量会议应用功能界面化,使复杂的会议过程变得非常轻松、高效,同时具有保密性高,功能丰富、操作便捷、节能环保等特点,广泛应用于:各类企事业单位会议室、评审室等会议室。

方案特点

可用性
1.单会议室管理系统可以共用一台后台服务器,管理方便;会议室之间可独立设置管理人员,互不干扰。
2.可节省很多大量的纸张,环保、节能。并且电子档的会议资料方便管理与整理。
3.用户界面符合用户使用习惯,页面简洁直观,各项功能清晰,减少操作层次,易学。用户界面的原则要求,方便、简洁、美观、一致等。界面中的统一为几种标准模板配合不同界面合理搭配。
4.系统采用简洁、友好的人机界面,使用户能够方便、快捷地应用系统进行业务处理;同时提供丰富、便捷的辅助功能,提高业务处理效率。

可靠性
1.   升降屏皆采用电机齿轮上升与下降,设备使用稳定;
2.   升降屏与电子桌牌可以共用一个后台,也可单独控制其中一类产品,让会议管理方便;
3.   升降一体机内置工控板含一键物理按键还原操作系统功能,在任何情况下,系统具备一键开关式还原,资料不会丢失;
4.   后台服务器采用UDP同屏方式,及时后台服务器掉线,前端终端设备能照常开会以及同屏;
5.   后台管理人我们设置是三权分立,可有效对开会资料进行保密,防止外泄。

性能优势

单会议室无纸化系统管理会议室10间以上,以及管理不同会议无纸化设备,管理终端设备总和可上200台,并且前端软件界面可定制化以及更新。

 

第二章    方案设计

1.1     设计原则

1.实用性和先进性
采用先进成熟的技术,满足举行各类型会议和活动的使用要求,并兼顾其它相关的管理要求,使系统在相当一段时期内保持技术的先进性,并能适应未来发展的需要。采用先进的多会议系统管理架构体系、软硬件和通讯技术设备,做到配置和技术应用的先进。
2.安全可靠性
保证系统安全稳定运行,音频系统设备必须具有高可靠性。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上,采用相关的中央控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段等技术措施,以提高整个系统的安全可靠性。
3.互连性
具备与视频会议、多种影音、控制、会议系统及计算机系统互连互通的特性,同时具备跨系统平板交互性,确保该系统作用可以充分发挥。
4.系统的扩展性
系统软件和硬件方面均具备较好的扩充性,软件方面能够支持多种操作系统的使用。硬件方面支持以后便捷的进行功能扩展或设备级联,支持标准线缆或通讯设备的使用,并具有智慧系统、中控系统等衍生能力。
5.管理便捷性
系统支持多会议管理,预设,真正做到了提高工作效率。

1.2     产品选型

根据用户的使用需求,本次1个会议室设计1套无纸化会议系统设备,根据会议室的布局,在会议室每个座位设计1台智能超薄圆轴式升降显示器一体机,1台智能电子桌牌,同时设计一台无纸化控制主机,作为系统的多会议室管理和控制中心,无纸化会议终端通过网络与无纸化控制主机连接,组成一套完整的智能交互式无纸化会议系统,触控无纸化智能桌面采用了17.3寸多点电容触摸液晶屏,分辨率达到1920×1080dpi,屏幕视角为IPS全视角液晶屏,显示效果清晰亮丽。清新显示会议文档,10点触控电容屏设计,触控操作灵敏度非常高,操作方便。超薄设计,铝合金磨砂超薄一体外壳,表面处理为喷砂阳极氧化,宽屏无边框设计,彰显产品高端、尊贵,满足会议室高标准要求。无纸化终端采用分体式设计,由触控显示屏、升降器、无纸化终端组成,方便后期维护和升级更新。系统配置了视频编码器,用于无纸化会议系统与外部视频设备的对接,实现视频信号的互联互通。本次方案具体产品设计如下:
无纸化产品
①   全数字会议控制主机1台(无纸化多会议室会议系统管控中心);
②   智能超薄圆轴式升降显示器14台(17.3寸单屏带话筒嵌入式);
③   编解码器1台(切换外部远程视频信号);

1.3     管理系统构建图

连接说明:系统拓扑结构简单,所有同步数据、文稿、视频、升降及开关机统一走局域网,实现了纯数字纯网线的组网连接,极大降低了施工复杂度,提高了系统稳定性和可维护性。
 
拓扑图
 
 
 
 
 
 
 
 
 

第三章   方案介绍

3.1  全数字会议控制主机功能及参数


3.1.1  产品概述:

 无纸化会议控制主机负责处理会议功能模块、会议主题、参会人员信息、会议议题、投票内容等会前信息预设,具有会议各类文件资料的上传共享、人员的权限管理设置、视频信号实时广播、会议信息实时发布、会议信息的实时记录等应用功能。

3.1.2  产品功能:

1.会前无纸化多会议室会议系统的人员管理登录、会议议程、议题管理、会议纪要、投票设置、会议交流、集中控制、人员安排等功能模块设置,无纸化会议终端自动匹配。
2.会前会议建立,可根据会议情况选择功能模块,支持会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点等会议信息设置,无纸化会议终端自动匹配首页界面同步显示。
3.支持预设多个会议信息,可一键启动会议,支持默认会议设置。

4.参会人员信息预设,具备人员多级数据库结构,支持高级管理员单独添加与批量添加单位所有人员,并按树状排列显示,其他管理人员可在数据库中直接选择参会人员而不需要再次录入参会人员。

5.支持主席功能,主席有控制会议一切权力,支持开启投票,启动议题、启动投票、信号切换、结束会议等控制功能,主席权限可以是单主席,双主席,多主席设置,
6.广播功能权限设置,具备了广播权限的参会人员或者是终端,才能把自己终端画面同屏到其他会议终端与大屏幕;
7.会议议题预设,支持同时预设多个会议议题,会议议题可进行权限设置。

8.支持批量上传会议文件,文件支持WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD格式,同时支持音频格式MP3/WMA,支持图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传,上传的会议文件系统不需要进行二次转换。
9.系统软件具备文件夹整体上传功能,会议议题并自动按文件夹名称显示,文件夹内的会议文件按附件进行排列显示;                                                 。
10.系统通知功能,支持后台统一发送通知到所有会议终端,支持后台点对点发送通知,支持前端会议终端发送消息到后台。
11.支持统一开启会议终端,与统一关闭所有会议终端,会议终端也支持单独开启与单独关闭;
12.支持客户端访问模式、WEB访问模式,支持管理员登陆、参会人登录,支持参会人会前预览会议资料,支持在线编辑批注会议资料并在线上传更新。支持历史会议资料检索归档。
13.支持多管理员和超级管理员,不同管理员创建的会议互相保密。超级管理员有管理所有会议的权限。

3.1.3  产品参数

参数  规格
CPU Intel双核3.3
内存 4GB DDR3 RAM
硬盘 1T SATA3.5英寸硬盘(7200转)
网卡 百兆网络接口
操作系统 Windows7
工作环境 环境温度:5℃~40℃;相对湿度:≧75%
工作功耗 AC~220V/50Hz/300W
尺寸 430×88×400mm
重量 7Kg
          颜色 黑色
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




3.2触控超薄分体式圆轴升降器(17.3寸单屏带话筒嵌入式)

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3.2.1 产品概述:

触控无纸化智能桌面采用17.3寸高清宽屏设计,完全符合会议现场人体坐姿舒适可视效果,高度严格按不遮挡视线角度设计,搭载一体化升降器,采用无缝、无背板连接,彰显产品高端大气;搭配无纸化会议终端,完美实现交互式无纸化强大的会议功能。

3.2.2 产品功能:

1.触控超薄高清显示屏外壳铝合金材料,表面处理为喷砂阳极氧化,超薄液晶屏设计。
2.采用17.3寸多点电容触控高清液晶屏,分辨率达到1920×1080dpi,屏幕视角为IPS全视角液晶屏,显示效果清晰亮丽,整屏占比89%。
3.升降器面板航空铝材材质,阳极氧化拉丝工艺,采用超薄设计,面板宽度仅为65mm(。
4.触控超薄高清显示屏与超薄圆轴式升降器无外露连接线、无连接背板、无外露螺丝,保证升降显示触控屏整体美观大方。
5.话筒旁置在面板上,整体美观。
6.升降器支持手拉手232控制、软件控制、手动控制,控制软件支持PC机安装,兼容常用操作系统,可统一控制也可以任意分组控制升降器上升、暂停、下降等运动状态。
7.升降器支持自动仰角14度,保证显示器最佳观看视角与触控角度。
8.具有电源保护功能,升降器桌面面板预设USB信息接口,支持文档资料导入导出。
9.签到管理:可以在此看到系统内的参会人员的签到情况,并支持帮助签到、签到统计查看、上传签到的数据等操作。签到表如图所示:

 
10.原文批注:支持OFFICE文件批注功能,并原文件保存;支持在批注过程中同步画面到其他会议终端;支持批注后随意翻页,并保存批注信息。
11.屏幕共享:屏幕广播支持权限设定,具备权限的会议终端按照会议进程发起屏幕广播,广播的屏幕画面同步到其他会议终端与大屏幕同步显示。
12.U盘导入:支持汇报人员将U盘内的文档、图片或者视频,上传到指定议题目录下,无需通过服务器上传下发。多媒体会议终端软件界面如图所示:
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13.会议交流:支持单选、多选收件人,发送、接收信息的实时显示。支持消息回复、公告发布,并所有信息的记录存档。
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14.电子白板:支持个人使用与多人交互使用;
 
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15.会议服务支持常规服务内容,一键触控,系统自动发送到后台管理人员
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3.2.3  主席机控制功能:
 

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1.具有主持权限的参会者会议终端会有控制功能模块。
2.主持功能具备发起签到、议题管理、投票管理、信号管理、结束会议等控制权限。
3.主席机支持多主席功能。
4.主席具备启动签到、系统自动签到、统一重置签到功能。
5.主席具备启动议题功能;根据会议进程开启议题并自动分发文件到会议终端。
6.主席根据会议进程启动投票表决,系统自动记录并上传到控制主机保存。
7.主席具备控制会场信号管理功能,主席可以结束同屏画面,选择信号同步源,支持把任何会议终端画面广播到其他会议终端,或者只到大屏幕。
8.主席具备强制同屏模式,当启动强制模式后其他会议终端只能观看唯一画面。
9.主席具备切换外部信号同步到所有会议终端与大屏幕;外部信号包括矩阵输出信号、远程视频信号、笔记本信号等各种信号源。
10.主席机具备结束会议、关闭系统功能。

3.2.4  产品参数:

 
参数  规格
正面显示屏尺寸 17.3英寸
显示比例 16:9
物理分辨率 1920×1080
显示屏视角 IPS全视角
触摸屏类型 电容屏,10点触控
工作环境 环境温度:5℃~40℃;相对湿度:≧75%
工作功耗 AC~220V/50Hz/30W
面板尺寸 540×65×5mm(长×高×厚)
话筒嵌入式 上升下降、自动扶正
CPU I5  2.7GHz
内存 4GB DDR3 RAM
硬盘容量 64GB SSD硬盘
重量 25.5Kg
        颜色 银色
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 





3.3  编解码器功能及参数


3.3.1   产品概述:

无纸化编解码器用于无纸化会议系统外部高清视频信号输入和视频信号同步输出的同步、异步处理转换处理,实现无纸化会议系统与其他视频设备的无缝对接。

3.3.2   产品功能:

1.标准机柜式设计(2U),内嵌高清、标清视频信号处理模块,同步、异步处理视频信号输入、输出。
2.支持HDMI、VGA信号输入,外部信号通过此接口实时广播画面到所有会议终端并同步显示。
3.支持HDMI、VGA信号输出,任何会议终端画面通过此接口输出至大屏幕或其他信号显示设备。
4.支持信号格式自动转换功能,网络数据信号转换成数字信号,数字信号自动转换成网络信号传输。
5.支持与会场同步信号跟踪功能,当会场有同步信号时保持实时跟踪并同步输出到输出接口,当会场无同步信号时,输出接口无任何画面输出。

3.3.3   产品参数:

参数  规格
CPU Inteli3 主频3.1
内存 4GB DDR3 RAM
硬盘 64GB SSD硬盘
网卡 百兆网络接口
操作系统 Windows7
工作环境 环境温度:5℃~40℃;相对湿度:≧75%
工作功耗 AC~220V/50Hz/300W
尺寸 485×89×380mm
重量 6.5Kg
          颜色 黑色
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




3.4 历史会议归档

3.4.1  会议归档

1.   可选需要保存的内容,包括签到信息、投票信息、会议信息、批注文件等;
2.   可保存为文件夹目录;

3.4.2  会议资料上传

1.   批注过的会议文件自动上传到服务器。
2.   服务器以参会人员姓名自动创建会议文件。
3.   会议文件按树状保存。
4.   服务器自动创建会议主题文件夹,下一级是会议文件,此文件为原文件、同级别是参会议人员文件夹,其中保存参会人员批注的的会议文件。

3.4.3  保存投票表决


1.   服务器自动保存投票以图片显示。
2.   服务器自动统计表决结果并保证。
3.   保存内容有会议主题、关于什么的表决、表决情况。

3.4.4  会议资料处理

1.   终端自动清空本机所有会议资料。
2.   支持手动清空会议资料。
3.   支持断网后自动清空终端会议资料。
4.  服务器自动保存。

 

 
 
 
 
 
 
 
 

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